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地產投資 / 管委會會議紀錄 暗藏玄機

買房產的時候,如果選擇的是康斗(condominium)或者合作公寓(Co-op),難免就會需要跟物業公司和管委會(Homeowner’s Association, HOA)打交道。最平常的當然就是按時交管理費,又例如購買合作公寓必須經過管委會(HOA or Board)面試程序等等。

很多人購買康斗或者合作公寓的目的之一,就是希望自己能夠什麼都不要管,房子的一切由大樓管委會或者管委會請的管理公司負責,而這也確實是康斗或者合作公寓的優點——凡事不用親力親為,不管是剷雪、修窗戶、鋤草、種花、甚至過節布置,都有管理公司或者super代為操刀,這對於不太喜歡自己動手的人、或者因為身體因素例如年紀大不太能夠自行處理房子事務的人而言,一切由管理公司操辦可是最好不過。

大型社區 牽涉更多利益

不過,凡有陽光必有陰影,便利的背後可是用錢換來的,如果適當的花費能夠換取時間跟便利那當然好,然而只要有人為因素就有可能有各種「人」所帶來的問題,諸如過失、偏袒、賄賂、包庇等等各種潛在問題。因此在購買康斗或者合作公寓的時候,為了更進一步地了解大樓管委會的管理狀況,通常筆者作為律師,都會建議買方去審閱管委會的開會紀錄(board meeting minute),尤其是比較大型、動輒上百戶的大樓更是如此,因為這種大型的社區所牽涉的利益跟管理複雜度都更高。

到底管委會的會議紀錄都寫些什麼?有什麼好審閱的呢?以下從人、時、地、物幾個方面剖析,跟讀者們說明審閱管委會的會議紀錄的重要性:

人:管委會的紀錄裡面,往往會記載出席、列席的人,以及所有管委(board member)名單,從中就能看出這個管委會的組成是否穩定、是否常常換人、是否都沒有新血就是萬年管委會,或者管委會成員的離開是不是有特殊原因。此外,也可以從中看到合作公寓對於新買家的面試情況,是不是常常拒絕新買家等。

外人列席 代表有事發生

另外一個值得注意的「人」,則是列席的人士。除了管委會成員之外,如果還有一些外部人士列席,那就是需要留意的點,而且也通常代表著這個大樓有特殊事件正在發生。

例如律師來管委會報告,因為大樓在打官司;或者工程包商列席說明預算,那可能是有比較大型的工程將要發生;會計師列席,可能是大樓財務有需要注意的地方等等。這些情況裡,就需要特別留意那一天開會的討論事項,甚至前後幾次開會對相關議題的討論跟決議。

舉例來說,有一次筆者去審閱W大樓的會議紀錄時,發現有承包商列席,於是仔細看了那一期的開會紀錄以及前後幾次,就發現承包商列席是為了說明屋頂檢修的工程預算。

果不其然,管委會在下一個會期就決定使用該承包商提出的方案大修屋頂,這可是數萬元的大工程,羊毛出在羊身上,於是管委會決定在未來一年增加暫時性的專屬費用(Special Assessment),等於管理費在未來一年幾乎變成原來的兩倍。筆者馬上就提醒買家留意這個事項,於是在簽合約前成功說服賣家一起分擔管理費漲幅,為買家客人省下數千美元。

時:到底需要看多久的紀錄? 一般建議至少看兩年的紀錄,因為兩年通常已經涵蓋大部分管理事務的週期。如果兩年以上的紀錄,那就視情況審閱。

管委會的紀錄往往能透露許多社區管理的蛛絲馬跡,例如多久開會一次、是不是都有定時開會、是不是有漏掉很多會議紀錄等等。一般來說,越頻繁且定期開會的管委會,通常管理社區事務就越仔細,許多維修都是預防性地處理,也就不太會突然爆出太大的結構性問題。當然,預防性地管理固然有其優點,但通常也代表管理費比較高,比起那種一年開一次會,有事情才處理的管理風格,到底孰優孰劣那就是看個人喜好了。

另一個需要留意的時間點,就是管理費漲價的時機。管理費隨著時間過去調漲是正常的,畢竟通膨之下每年物價也會成長。然而,如果漲管理費太頻繁、或者太不頻繁,那都可能透露管理上的問題。

地:開會的地點也透露大樓的管理情況,尤其新冠疫情以來大都採用線上開會,大樓是否也與時俱進做出調整,這也是觀察重點。

開會內容 可看住戶投訴

事:除了前述幾個背景資訊之外,當然最重要的就是開會紀錄的內容了。除了看一些大的決議事項之外,通常也可以尋找這個大樓常見的住戶投訴(complaint)的類型,例如是否跟噪音、寵物等相關,那就可以看出這個大樓有怎樣的潛在問題。

另外一個需要留意的就是跟租房相關的討論,尤其是合作公寓,通常對於出租作投資房有比較多限制;其他就是注意跟大樓財務有關的議題,舉凡大型的維修計畫、大樓可能需要賠錢的官司、大樓重新貸款(refinance)的決議等等,這也必須跟大樓的財務報告一起審閱,來判斷大樓的財務健康程度。

例如筆者有一次在審閱時,就發現到大樓有許多住戶投訴屋頂陽台漏水問題,因此跟買家說明這個情況。

在我們深入調查之後,就發現這個大樓的漏水問題很嚴重,甚至已經在法院有案件控告開發商施工瑕疵。可以想見,如果買家沒有仔細調查就購買,在過完戶之後這種嚴重的漏水問題可是會影響居住品質,尤其這個買家還是要用來投資出租的,如果漏水又遇到難搞的租客,那可是雪上加霜。

做好功課 省心又省荷包

很多人買康斗或者合作公寓就是想省心,然而如果沒有做好功課,遇到不良管理公司或者有問題的管委會,很有可能不但沒有省到心還傷了荷包。其實管委會就是一種社區自治的精神體現,甚至可以說是民主社會自治的縮影,管委會的運作以及選舉,其實都跟公司或者非營利組織的經營很相似。

很多華人對於政治冷感、因而對社區事務參與興趣也不高,其實就因此錯過了很多參與、學習、了解美國各種生活事務的機會。參加管委會也許是需要撥出一點時間跟心力,但能夠藉此更了解自己所在的社區、真正地掌握生活品質的關鍵,甚至學習議事規則流程以及民主治理的精神,也是相當值得的。(作者為紐約執業律師、法路通律師樓合夥人)

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