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稅務漫談/新出差補貼率 津貼調整上限

國稅局對公司員工出差訂出新的津貼標準。(美聯社)
國稅局對公司員工出差訂出新的津貼標準。(美聯社)

員工出差的住宿津貼,國稅局已訂出上限。(美聯社)
員工出差的住宿津貼,國稅局已訂出上限。(美聯社)

國稅局發布了2020-2021年出差補貼率(per diem rates),自2020年10月1日起生效,納稅人可以用來計算出差或外派時住宿、膳食和其他費用在稅表上可扣除的費用金額。出差補貼最初是為聯邦雇員設計的,是聯邦政府向離開家鄉的聯邦雇員所能支付的最高補貼額,後來也適用於為員工提供出差預算的私人雇主。

通告2020-71提供了特殊的運輸行業費率,用於雜費的扣除率,以及針對高低證實法(high-low substantiation method)的高成本地點的費率和列表。運輸業納稅人的特殊餐費和雜費費率,在美國大陸境內的任何差旅地點是66元,在美國大陸以外的任何差旅地點是71元,在美國國內或國外任何地方的雜費費率為每天5元。

員工出差的住宿津貼,國稅局已訂出上限。(美聯社)
員工出差的住宿津貼,國稅局已訂出上限。(美聯社)

在通告2019-55基礎上更新的每日出差補貼率為:前往美國高成本地區的差旅為292元,前往美國大陸其他地區的差旅為198元。稅法第274(n)規定的餐費最高292元,最低198元,前往任何高成本地區的旅費為71元,前往美國任何其他地區的旅費為60元。對於高成本地區,該通告提供了一個列表,顯示哪些郡縣的聯邦日津貼率為245元或更高,並且是特定年份的高成本地區。

雇主為雇員報銷費用有不同方式,也會產生不同的稅務影響,通常可能具備報銷資格的費用包括:差旅(機票、酒店、除通勤之外的商務里程、停車)、商務宴請、商務會議費用、手機和網路費用、家庭辦公費用、商務用品和設備、工作制服、培訓費用等。為雇員報銷的差旅費是否被視作他們的應稅收入,需要取決於雇主選擇的是「實報實銷計畫」還是「非實報實銷計畫」。

第一種實報實銷計畫:雇主在公司報稅表中扣除報銷的費用,雇員不會因此導致W-2薪水增加,也不需要考慮扣除問題。實報實銷計畫下的報銷和費用必須滿足以下三個標準:1、雇員費用必須存在商務關聯,並在雇員提供服務時已被支付或已經產生;2、雇員需要向雇主提供憑證,如費用目的、發生日期、發生事項;3、雇員若從雇主處收到了超額報銷金額,必須及時退還雇主。

第二種非實報實銷的計畫:雇主應在雇員的W-2工資內包含報銷費用,雇員需計入其收入,並承擔相應的稅務責任,並在他們的報稅表中申請進行相關扣除(逐項扣減A附表,2109表)。非實報實銷計畫包括雇員未能返還雇主的超額報銷金額,以及對雇主來說不能在其公司稅表上扣除的項目(如商用車輛的個人使用)。如果雇主擁有一個實報實銷計畫,但某些費用可能不能滿足實報實銷的三條規則,那在此情況下,一般處理方法是將其視作非實報實銷計畫對待。

上述的出差補貼率是否符合實報實銷計畫的規定,需要以下幾項條件決定:1、雇主合理支付常規和必要的商務費用;2、補貼在形式上與開支相似,且不超過規定的聯邦費率;3、雇員能在合理的時間內向雇主提供費用憑證。

對於雇主來說,若採用實報實銷計畫,雇主承擔審查費用報銷憑證的責任,並對雇員薪資進行相應的調整。如果雇主採用出差補貼率(per diem rates)來替代報銷實際費用的方式,則可以繞開這一情況,更加便捷。出差補貼可能仍然具備實報實銷計畫的報銷資格,但不一定要作為雇員工資進行報告。

相比之下,非實報實銷計畫可能代價更高。雇主必須針對被視作W-2工資的已報銷費用扣取並支付員工稅(payroll tax),增加許多工作量。(作者為註冊會計師)

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