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何時開會最好? 周一早上最糟 科學證明這天最理想

研究人員認為,開會的真正問題是經常安排在最糟的時間:星期一早上。(Getty Images) 研究人員認為,開會的真正問題是經常安排在最糟的時間:星期一早上。(Getty Images)

多數人不喜歡開會,他們覺得太長、太無聊、太頻繁並且經常無法完成事情。難怪如此多人總將電話會議調為靜音,然後在旁用滑鼠查看電子郵件。但是研究人員認為,開會的真正問題是經常安排在最糟的時間:星期一早上。

《馴服你辦公室可怕的暴君:如何管理幼稚的老闆行為並在你的工作中成長》一書作者泰勒(Lynn Taylor)認為,員工最有生產力的時間是在星期一早上,因此,不要因開會而分散他們的注意力,「已經離開辦公室幾天,恢復工作的這個早晨,是這個星期最重要的時刻。」

更重要的是,員工也可能在星期一不在辦公室,所以在那天安排任何會議,將可能有很多人不會出現。英國排程公司「YouCanBookMe」分析來自53萬個會議邀請的超過200萬個回覆後,建議最佳會議時間是在星期二下午2時30分。這個時間不會太早,也非快到周末。若無法安排會議在星期二下午2時30分,一星期中間日子的下午時間最為理想。

時間是人最珍貴的資產,這也是大部分成功執行長與商業領袖在會議上總是採取「先說明開會目的、行動和指示」(bottom line up-front)的原因,也就是先設定會議需要完成什麼、誰將做這件事、以及何時做好,最佳會議就是找到這些解決方案。

若想有效運用會議,可掌握多項原則:確定會議性質,是否為資訊性會議、決策會議、討論性質會議、或腦力激盪會議。把握會議維持在45分鐘的原則,會議前準備並預先審閱資料。最後,避免不必要的會議。



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