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聖荷西報帳系統 該電子化升級了

聖荷西市府仍然儲存大筆紙本報帳資料,督察辦公室建議升級使用電子系統。(市府提供) 聖荷西市府仍然儲存大筆紙本報帳資料,督察辦公室建議升級使用電子系統。(市府提供)

聖荷西雖然是矽谷的「首都」,市政府的一些行政措施卻並不「高科技」。

聖荷西督察辦公室指出,聖荷西2017年單月的公費交通支出為15.7萬元,其中54%的支出用於聖荷西警察局。督察辦公室發現,市府發給員工的加油卡(gas card)欠缺追蹤與用途紀錄, 無從確認加油卡用途是否恰當,並建議聖荷西加強追蹤。報告也建議還在使用傳統資料整理方式的聖荷西,盡快告別紙本報帳,用電子系統提升效率。

聖荷西2017年單月的公費交通支出多用於參與研討會、工作訓練與執法調查。在16個部門中,警察局開銷為8.5萬元,占所有支出的54%。議員與市長的交通費用單月為3574元,占所有支出的0.02%。

「市府人員花很多時間審核報帳,這些文件用資料夾存放在實體的資料櫃裡面,」督察員艾利克森(Sharon Erickson)說:「與其他矽谷企業對話的經驗中,我們認為市府應該將報帳程序電子化。」她指出,使用紙本耗費市府大量人力,電子化可有效提高審核效率。

督察報告指出,市府使用的加油卡完全沒有追蹤用途的要求與方法。市府回應,所有部門已經暫停使用任何加油卡。

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